1) Fases
Tres son las fases que abarca el ciclo contable:
A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios precedentes.
B.- Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa.
C.- Conclusión o cierre: consiste en un trabajo de recopilación y síntesis, por el cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas que permitan elaborar una información contable de síntesis, los estados financieros, que se ponen a disposición de todos los usuarios
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1.A) Fase de apertura o de iniciación
1. INVENTARIO
Cuando una empresa inicia su actividad y, posteriormente, al cierre de cada ejercicio, es necesaria la confección de un inventario
Inventario: es la relación detallada y valorada de los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de una entidad en una fecha determinada.
Para su elaboración se precisan las siguientes etapas:
a) Determinar los elementos que han de inventariarse
b) Clasificación y ordenación de los elementos inventariados
c) Valoración económica de los bienes inventariados
A efectos prácticos podemos decir que es similar a un Balance de Situación pero más desagregado
2. APERTURA DE LA CONTABILIDAD
Una vez realizado el inventario, que es el mismo que el inventario final del ejercicio anterior, éste servirá de base para la realizar el primer asiento en el Libro Diario, es decir, el asiento de apertura.
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1.B) Fase de desarrollo contable del ejercicio
Los asientos de los hechos contables que hayan ocurrido durante el ejercicio, de los cuales se tiene constancia a través de los documentos correspondientes, se registrarán periódicamente en el Libro Diario. Por tanto, esta fase consiste en el registro de las operaciones del ejercicio.
Legalmente, se contempla la posibilidad de que las operaciones se registren día a día, aunque se admite también la realización de asientos mensuales de carácter global, siempre que se detallen en libros auxiliares.
Todos los asientos del Libro Diario deben ser traspasados al Libro Mayor, esta operación no es obligatoria legalmente, pero sí es indispensable en el proceso contable.
Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos contables que han tenido lugar en el ejercicio, es habitual realizar un Balance de Comprobación de Sumas y Saldos. Este estado contable permite indagar sobre los posibles errores aritméticos o de traslación que se hayan podido cometer en la contabilización de los hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en el Libro Mayor.
No obstante, el Balance de Sumas y Saldos puede realizarse en cualquier momento del proceso contable, si bien es aconsejable en términos generales prepararlo en los momentos clave de dicho proceso.
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1.C) Fase de conclusión o de cierre del ejercicio
El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos realizado al cierre del ejercicio, después de haber registrado todas las operaciones del mismo presenta graves deficiencias, ya que no ofrece:
- ni los resultados habidos en el ejercicio
- ni una visión ajustada de la situación patrimonial de la empresa en ese momento
Para conocer el resultado del ejercicio y la auténtica situación patrimonial, es preciso realizar tres etapas más, la de regularización, la que conlleva el cálculo del resultado del ejercicio y la del cierre de la contabilidad
1. REGULARIZACION
Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir bien en la presentación de la situación patrimonial o bien en el cálculo del resultado.
a) Reclasificación de partidas: tiene por objeto traspasar cantidades de unas cuentas a otras cuando los importes contabilizados en una cuenta tienen una significación que no se corresponde con el título de la misma, como consecuencia, por ejemplo, de:
- Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo
- Necesidad de corregir asientos erróneos
b) Regularización de cuentas especulativas: se trata de adecuar el saldo de las cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de las existencias finales, calculadas extracontablemente mediante el inventario físico.
c) Periodificación de ingresos y gastos: tiene por objeto imputar al resultado del ejercicio únicamente los gastos e ingresos que corresponden al mismo. Ello exige:
- Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al ejercicio actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos anticipados
- Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aquéllos que correspondan al mismo, aún cuando estén pendientes de la correspondiente documentación mercantil: gastos e ingresos no formalizados
d) Correcciones de valor: se trata, por aplicación del principio de prudencia, de registrar contablemente todas pérdidas de valor, tanto reales como potenciales, que afecten a los elementos de activo
Una vez regularizada la contabilidad, puede elaborarse un Balance de Sumas y Saldos, para verificar la ausencia de errores dentro de esta fase
2. CALCULO DEL RESULTADO DEL EJERCICIO
Consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de pérdidas y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de «Cuenta de Pérdidas y Ganancias». Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán saldadas.
3. CIERRE DE LA CONTABILIDAD
Una vez realizado el proceso anterior, sólo quedan abiertas las cuentas representativas de la riqueza de la empresa y sus correspondientes saldos, es decir, la riqueza final. Con el asiento de cierre todas las cuentas quedarán saldadas y la contabilidad cerrada
Tres son las fases que abarca el ciclo contable:
A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios precedentes.
B.- Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa.
C.- Conclusión o cierre: consiste en un trabajo de recopilación y síntesis, por el cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas que permitan elaborar una información contable de síntesis, los estados financieros, que se ponen a disposición de todos los usuarios
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1.A) Fase de apertura o de iniciación
1. INVENTARIO
Cuando una empresa inicia su actividad y, posteriormente, al cierre de cada ejercicio, es necesaria la confección de un inventario
Inventario: es la relación detallada y valorada de los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de una entidad en una fecha determinada.
Para su elaboración se precisan las siguientes etapas:
a) Determinar los elementos que han de inventariarse
b) Clasificación y ordenación de los elementos inventariados
c) Valoración económica de los bienes inventariados
A efectos prácticos podemos decir que es similar a un Balance de Situación pero más desagregado
2. APERTURA DE LA CONTABILIDAD
Una vez realizado el inventario, que es el mismo que el inventario final del ejercicio anterior, éste servirá de base para la realizar el primer asiento en el Libro Diario, es decir, el asiento de apertura.
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1.B) Fase de desarrollo contable del ejercicio
Los asientos de los hechos contables que hayan ocurrido durante el ejercicio, de los cuales se tiene constancia a través de los documentos correspondientes, se registrarán periódicamente en el Libro Diario. Por tanto, esta fase consiste en el registro de las operaciones del ejercicio.
Legalmente, se contempla la posibilidad de que las operaciones se registren día a día, aunque se admite también la realización de asientos mensuales de carácter global, siempre que se detallen en libros auxiliares.
Todos los asientos del Libro Diario deben ser traspasados al Libro Mayor, esta operación no es obligatoria legalmente, pero sí es indispensable en el proceso contable.
Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos contables que han tenido lugar en el ejercicio, es habitual realizar un Balance de Comprobación de Sumas y Saldos. Este estado contable permite indagar sobre los posibles errores aritméticos o de traslación que se hayan podido cometer en la contabilización de los hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en el Libro Mayor.
No obstante, el Balance de Sumas y Saldos puede realizarse en cualquier momento del proceso contable, si bien es aconsejable en términos generales prepararlo en los momentos clave de dicho proceso.
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1.C) Fase de conclusión o de cierre del ejercicio
El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos realizado al cierre del ejercicio, después de haber registrado todas las operaciones del mismo presenta graves deficiencias, ya que no ofrece:
- ni los resultados habidos en el ejercicio
- ni una visión ajustada de la situación patrimonial de la empresa en ese momento
Para conocer el resultado del ejercicio y la auténtica situación patrimonial, es preciso realizar tres etapas más, la de regularización, la que conlleva el cálculo del resultado del ejercicio y la del cierre de la contabilidad
1. REGULARIZACION
Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir bien en la presentación de la situación patrimonial o bien en el cálculo del resultado.
a) Reclasificación de partidas: tiene por objeto traspasar cantidades de unas cuentas a otras cuando los importes contabilizados en una cuenta tienen una significación que no se corresponde con el título de la misma, como consecuencia, por ejemplo, de:
- Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo
- Necesidad de corregir asientos erróneos
b) Regularización de cuentas especulativas: se trata de adecuar el saldo de las cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de las existencias finales, calculadas extracontablemente mediante el inventario físico.
c) Periodificación de ingresos y gastos: tiene por objeto imputar al resultado del ejercicio únicamente los gastos e ingresos que corresponden al mismo. Ello exige:
- Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al ejercicio actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos anticipados
- Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aquéllos que correspondan al mismo, aún cuando estén pendientes de la correspondiente documentación mercantil: gastos e ingresos no formalizados
d) Correcciones de valor: se trata, por aplicación del principio de prudencia, de registrar contablemente todas pérdidas de valor, tanto reales como potenciales, que afecten a los elementos de activo
Una vez regularizada la contabilidad, puede elaborarse un Balance de Sumas y Saldos, para verificar la ausencia de errores dentro de esta fase
2. CALCULO DEL RESULTADO DEL EJERCICIO
Consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de pérdidas y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de «Cuenta de Pérdidas y Ganancias». Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán saldadas.
3. CIERRE DE LA CONTABILIDAD
Una vez realizado el proceso anterior, sólo quedan abiertas las cuentas representativas de la riqueza de la empresa y sus correspondientes saldos, es decir, la riqueza final. Con el asiento de cierre todas las cuentas quedarán saldadas y la contabilidad cerrada
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